Wechsel der Buchhaltungssoftware bei Agenturen – was beachten?

Agenturen haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse im Bereich Finance. Von Werbe- und digitaler Marketingagentur bis hin zu Event- und PR-Agenturen. Auch wenn sie sich in ihren Tätigkeiten unterscheiden, so haben sie eines gemeinsam: Ihre Buchhaltungs- und Payrollprozesse müssen laufen. Außerdem müssen diese Prozesse Schritt halten im dynamisch Agenturbusiness.

Jede Agentur muss ihre fakturierbaren und nicht fakturierbaren Arbeitsstunden dokumentieren. Also jegliche Arbeit an Projekten für Kund:innen sowie Arbeitsstunden, die Kund:innen nicht in Rechnung gestellt werden können. Unter den zweiten Punkt fallen zum Beispiel interne, projektunabhängige Meetings, Akquise, nicht auftragsbezogene Verwaltungsaufgaben und so weiter.

Außerdem müssen Agenturen ihren Kund:innen Rechnungen ausstellen, Lieferant:innen effizient und genau bezahlen und die Gehaltsabrechnung erledigen.

Wir beschreiben, welche Kriterien für das Agenturbusiness im Bereich Finanzbuchhaltung relevant sind und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Buchhaltungssoftware: Warum in Agenturen nutzen?

Die Kernaufgaben der Finanzbuchhaltung betreffen Agenturen genau so, wie jedes andere Unternehmen. Wer über einen Wechsel der Buchhaltungssoftware nachdenkt, sollte erweiterte Funktionalitäten im Auge behalten.

Darüber hinaus können Funktionen zur Übertragung von abgerechneten Stunden von Projektmanagementsoftware wichtig werden. Auch Funktionalitäten, die automatisch Rechnungen aus Kanälen wie E-Mail bündeln und in die FiBu-Software Software direkt einpflegen, sind relevant.

Wichtige Kernbereiche von Buchhaltungssoftware für Agenturen sind:

• Rechnungswesen (Angebote & Mahnungen)

• Stammdatenverwaltung

• EÜR-Erstellung

• Erstellung GuV & Bilanzen

• Belegerfassung (ggf. automatisiert)

• Gehaltsabrechnung

• Umsatzsteuervoranmeldung

• Jahresabschlüsse

• Time-Tracking Abrechnung (ggf. via Projektmanagementsoftware-Anbindung)

• Generelle Reduktion des manuellen Aufwands

• Generell frühes und präventives Erkennen und Reduzieren von Fehlerquellen

• Generell einfache Organisation: Stammdaten oder Belege digital und zentral verwalten

Buchhaltungssoftware für Agenturen wechseln und einführen? Was ist relevant?

Wenn Du Deine Buchhaltungssoftware wechselst oder generell Software für die Finanzbuchhaltung anschaffst, heißt das, dass der Status Quo nicht reicht. Beim Wechsel der FiBu-Software sind häufige Gründe oft ein nicht mehr ausreichender Funktionsumfang oder auch einfach Kostengründe.

Die Verwendung einer kostenlosen Buchhaltungssoftware ist für Agenturen aber nicht zu empfehlen. Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs wird es später oft notwendig, auf andere Tools auszuweichen. Ein kostenloses Rechnungsstellungsprogramm kann sinnvoll sein, wenn Selbstständige oder Kleinunternehmer:innen nicht wirklich viele Funktionen benötigen. Aber Agenturen sind hier nicht die Zielgruppe.

Spare hier nicht am falschen Ende. Die Einhaltung der Anforderungen des Finanzamtes sind bei gratis Buchhaltungssoftware oft auch nicht sichergestellt. Meist gibt es nur die Windows-Version, eine Cloud gibt es fast nie.

Daher solltest Du Dir vor der Anschaffung einer neuen Buchhaltungssoftware Gedanken zum Status Quo der aktuellen Buchhaltung machen. Was fehlt Dir in der Buchhaltung, was brauchst Du und was brauchst Du nicht? Und – falls Du es jetzt noch nicht brauchst – lässt es sich später erweitern?

Mit der Nutzung einer Finanzbuchhaltungssoftware gehen auch Lock-In-Effekte einher. Ist die Software einmal eingerichtet ist ein Wechsel meist nicht leicht. Wichtig sind daher auch Import- und Export Funktionen von Datensätzen. Auch Schnittstellen, bzw. APIs sind relevant. Arbeitest Du mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammen? Dann brauchst Du gegebenenfalls eine DATEV-Schnittstelle. Dies sollte bedacht werden.

Zu geplanten Aufgaben mit der Buchhaltungssoftware solltest Du Dir Gedanken zu den folgenden Prozessen und Funktionen machen.

Benötigst Du Funktionen für die einfache oder doppelte Buchführung? Selbst wenn nicht: Deine Agentur wird wachsen. Eventuell lassen sich hier später Pakete hinzubuchen.

Willst Du die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ)? Debitor:innen, Kreditor:innen und Kostenstellen anlegen? Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Buchhaltungssoftware erstellen? Und last but not least: Willst Du Deine BWA selbst erstellen? Dann sind dies für Dich Auswahlkriterien.

Übrigens: Zwar keine direkte Funktion der Software, aber wichtig. Auch zum Eingangsrechnungsformat solltest Du Dir auch Gedanken machen. Mit welchen Eingangsrechnungsformaten willst zukunftssicher arbeiten: XRechnung oder ZUGFeRD?

10 Auswahlkriterien zu Buchhaltungssoftware für Agenturen

Modularität

Kann der Funktionsumfang durch Module oder Add-ons erweitert werden? Was zu Beginn nicht bedacht ist, kann später kritisch werden.

Cloud- und Zukunftssicherheit

Können User von überall damit arbeiten? Alles andere erschwert Kollaboration und Remote Work. On-premise ist alles andere als Plug&Play.

Regelmäßige Updates

Sind diese auch kostenlos? So bleibt Buchhaltungssoftware gesetzeskonform bei Änderungen.

Usability

Gibt es zum Beispiel automatisierte Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen und eine Suchfunktion oder einen digitalen Assistenten?

Vorlagen

Gibt es Rechnungsvorlagen, um Angebote, Gutscheine und Mahnungen zu erstellen? Auch für Aborechnungen oder Stornorechnungen?

Bankkonto-Schnittstellen

Finanzbuchhaltungssoftware sollte offene Schnittstellen zu den eigenen Bankkonten haben, um automatisch aktualisierte Zahlen zu haben und Transaktionen zu tätigen.

ELSTER-Schnittstelle

Jede Buchhaltungssoftware sollte es Dir ermöglichen, die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) über ELSTER selbstständig durchzuführen.

Software-Support

Welche Unterstützung bietet der Anbieter? Gibt es Schulungen oder andere Hilfestellungen? Was sind Support SLAs? Auch eine Testphase für Tools ist sinnvoll.

Automatisierte Belegsammlung

Spezialfeature: Rechnungen kommen auf allen Kanälen rein. Automatisches Einsammeln von Belegen (für die vorbereitende Buchhaltung) aus zum Beispiel Mails hilft.

Zeiterfassung Abrechnung

Viele bekannte Anbieter wie zum Bespiel SevDesk und TimeTrack verfügen über Schnittstellen, bei denen sich die Stundenerfassung direkt ins Buchhaltungstool übertragen lässt.

Welche Buchhaltungssoftware gibt es für Agenturen?

Auch wenn viele Tools auf ihren Landingpages behaupten, Buchhaltungssoftware für Agenturen zu sein, so ist doch kein Softwareanbieter ausschließlich auf Agenturen ausgerichtet. Daher ist es wichtig, die Software zu wählen, deren Funktionen am besten zum eigenen Business passen. Wir nennen exemplarisch einige spezialisierte Beispiele.

Möchtest Du mehr zu verschiedenen Anbietern von Buchhaltungssoftware erfahren? Im verlinkten Artikel findest Du einen ausführlichen und unabhängigen Vergleich von Buchhaltungssoftware vom Digitalisierungsenabler CAYA. Inklusive Best Practices zur erfolgreichen Einführung. Ein oft vergessener Punkt.

Quick Books Online

QuickBooks Online (QBO) ist eine cloud-basierte Buchhaltungssoftware, die dich bei deinen regulären Buchhaltungsaufgaben unterstützt, z.B. bei der Erfassung von Ausgaben. Das Tool kann auch dabei helfen, Rechnungen zu erstellen, Rechnungen per E-Mail an Kunden zu senden oder automatisch Zahlungserinnerungen zu verschicken.

QBO verfügt auch über eine Projektfunktion. Damit lassen sich Ausgaben, Rechnungen, Kostenvoranschläge und die für jedes Projekt aufgewandte Zeit organisieren. Darüber hinaus kann die Projektfunktion auch ausstehende Rechnungen und Zahlungen für alle deine laufenden und vergangenen Projekte ermitteln. Das gibt dir einen besseren Überblick über die Rentabilität der einzelnen Projekte. Wenn du Quick Books Time zur Zeiterfassung nutzt, kannst du beide Tools auch koppeln.

PROAD

PROAD ist ursprünglich eine Agentursoftware, die sich im Laufe der Zeit zu einer ERP-Software mit einer breiten Palette von Funktionen entwickelt hat. Durch den modularen Ansatz von PROAD lassen sich die Funktionen der Software an die täglichen Prozesse von Agenturen anpassen. Über das Buchhaltungsmodul lassen sich Angebote, Rechnungen und Mahnungen in der eigenen Corporate Identity erstellen und Belege digital und gesetzeskonform aufbewahren. Das PROAD Buchhaltungsmodul liefert tagesgenaue, automatisierte Soll-Ist-Analysen, detaillierte Monatsansichten sowie variable Auswertungen bezüglich Rentabilität nach Kunden, Profitcenter, Produkten, Kostenstellen oder Projekten.

Billomat

Wer seine Buchhaltung automatisieren und in die Cloud bringen möchte, für den eignet sich Billomat. Durch die digitale Buchhaltungssoftware können Rechnungen einfach online versendet werden. Mit der Software können auch Abo- und Stornorechnungen, Gutschriften, Angebote oder Mahnungen erstellt werden. Damit nicht länger ein Schuhkarton mit Belegen in der Ecke steht, können Belege mit dem cloudbasierten Tool direkt in der Anwendung erfasst und kategorisiert werden.

GetMyInvoices

Speziallösung für die vorbereitende Buchhaltung: Die cloudbasierte Belegmanagement-Software bündelt automatisch Rechnungen aus verschiedenen Quellen, wie Onlineportalen oder E-Mail-Postfächern an einem Ort und vereinfacht das Rechnungsmanagement. Rechnungsdaten werden bei GetMyInvoices extrahiert. GetMyInvoices bietet auch ein zentrales Rechnung-Postfach an. Für eine E-Mail Adresse deiner Wahl wird eine E-Mail dorthin weitergeleitet. Wird die Email-Adresse alternativ als Rechnungsadresse hinterlegt, treffen Belege direkt in Get My Invoice ein.

domonda

domonda hilft Agenturen bei der vollständigen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Die Verwaltung der Offenen-Posten-Liste, einschließlich Zahlungs- und Mahnwesen, Buchhaltung und Steuerung der Freigabeprozesse, wird durch die Software ebenfalls erleichtert. Auf der Grundlage der digitalen Belegerfassung kann eine automatisierte Vorkontierung durchgeführt werden. Zusätzliche Dienstleistungen wie Controlling, Lohnabrechnung und Buchhaltung können jederzeit gebucht werden.

sevDesk

Auch bei sevDesk ist die Buchhaltung Cloud-basiert, sodass du von überall auf die Daten und Belege zugreifen kannst. Rechnungen können einfach und professionell geschrieben werden. Auch kann der Steuerberater entweder innerhalb der Software mitarbeiten oder über DATEV-Export mit den nötigen Infos versorgt werden. Es gibt dazu Funktionen für Kontaktmanagement und Auftragsabwicklung.

Fastbill

FastBill bietet das, was eine moderne Rechnungsstellung braucht: Schreiben und Versenden von Rechnungen, Erstellung von Mahnungen, Erfassen und Kategorisieren von Belegen usw. Da es eigentlich als Rechnungsprogramm dient, gibt es nicht so viele Funktionen für die Buchhaltung wie bei der Konkurrenz. Fastbill verfügt über die Funktionen: Eingabe, Speicherung und Übermittlung der Belege an den Steuerberater. Es gibt 3 verschiedene Preismodelle, jedes mit zusätzlichen Funktionen. Wer also einen geringeren Funktionsumfang als Agentur benötigt, sollte sich auch Fastbill anschauen.

Über den Autor: Erik Remberg ist Senior Content Marketing Manager bei CAYA. CAYA ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert CAYA die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungssoftware, Agentursoftware oder Projektmanagementsoftware, liefert CAYA die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.